Privacy Policy
Last updated: September 27, 2026
1. Who we are
Empower Team is a professional association of independent, individually licensed financial and insurance advisors. Empower Team is not a company or a separate legal entity. Each advisor is responsible for the personal information of the clients they serve and handles it in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), applicable provincial privacy laws – including Alberta's and British Columbia's Personal Information Protection Acts and Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector – and the requirements of our regulators and of the insurers and agencies we are contracted with.
This policy applies to our website (empowerteam.ca), its forms and online booking, and our work with clients, including our client management system at crm.empowerteam.ca.
2. Information we collect
Through our website
- Contact form: your name, email address, topic and message.
- Intake questionnaire: your name, email address, phone number, how you heard about us, your situation and goals, your previous experience with advisors, and when you are ready to start.
- Booking a meeting: your name, contact details and preferred time.
As a client, depending on the services you need
- identification and contact details (name, date of birth, address, phone, email), and your Social Insurance Number when an application requires it;
- family information, including your spouse and dependants;
- employment, income, assets, liabilities, expenses and budget;
- existing insurance policies and investments;
- health and lifestyle information when an insurer requires it to underwrite a policy;
- beneficiary information;
- our communications with you, including emails and meeting notes.
When you give us information about another person, such as your spouse or a beneficiary, you confirm that you are authorized to do so.
Cookies
Our website does not use cookies, analytics or advertising trackers. It only remembers your language choice in your browser.
3. Why we use it
- to answer your questions and schedule meetings;
- to understand your needs and prepare a financial needs analysis and recommendations;
- to prepare, submit and service insurance and investment applications;
- to verify your identity and meet our legal and regulatory obligations, including record keeping and compliance reviews;
- to stay in touch about your plan and products. You can opt out of non-essential communications at any time.
We do not sell your personal information.
4. Consent
We collect, use and disclose personal information with your consent, except where the law permits or requires otherwise. We ask for your express consent before collecting sensitive information such as health or detailed financial information. You may withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions. Withdrawing consent may limit our ability to provide some services.
5. Who we share it with
We share only what is needed, and only for the purposes above:
- Insurers, investment product providers and the agencies we are contracted with (such as MSA Financial, World Financial Group and Destination Travel Group), to process and service your applications and for their compliance reviews.
- Service providers that help us operate:
- WHC, which hosts our website, email and client management system in Canada;
- Google and Apple, for calendars and contacts;
- Zoom and Google Meet, for video meetings;
- Adobe Sign, for electronic signatures;
- Anthropic, an artificial intelligence provider used inside our client management system to help advisors organize information and prepare documents.
- Regulators, courts or authorities, where the law requires it.
Our service providers may use your information only to provide their services to us and must protect it. AI tools only assist the advisor. All recommendations and decisions are made and reviewed by your advisor.
6. Where your information is stored
Our website, email and client management system are hosted in Canada. Some service providers, such as Google, Apple, Zoom, Adobe and Anthropic, may process information in the United States or other countries, where it may be subject to local laws.
For residents of Québec: your personal information may be communicated outside Québec.
7. Google user data
Advisors may connect their own Google account to our client management system. The system then accesses the advisor's Google Calendar and Google Contacts, and the advisor's email address. It uses them only to sync appointments and contacts between Google and the system, and to display this information to the advisor, including through the system's AI assistant when the advisor asks it to.
Our use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data:
- is never sold;
- is never used for advertising;
- is never used to train artificial intelligence or machine learning models;
- is not transferred to others except as needed to provide these features, for security, or as required by law.
An advisor can disconnect Google at any time in the system's settings. Disconnecting revokes access and deletes the stored connection data.
8. How we protect it
We use physical, technical and administrative safeguards appropriate to the sensitivity of the information. These include encrypted connections, access limited to authorized advisors and staff, and individual accounts with strong passwords.
9. How long we keep it
We keep personal information only as long as needed for the purposes above or as required by law and by our regulators and contracted insurers. After that, it is securely destroyed or anonymized.
10. Your rights
You may:
- ask to access the personal information we hold about you;
- ask us to correct inaccurate or incomplete information;
- withdraw your consent.
Residents of Québec may also:
We respond to requests within 30 days.
11. Contact
Person responsible for the protection of personal information:
12. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The current version is always available on this page, with its date at the top.
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026
1. Qui nous sommes
Empower Team est une association professionnelle de conseillers financiers et en assurance indépendants, titulaires chacun de leur propre permis. Empower Team n'est ni une entreprise ni une entité juridique distincte. Chaque conseiller est responsable des renseignements personnels des clients qu'il sert et les traite conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels – notamment les Personal Information Protection Acts de l'Alberta et de la Colombie-Britannique et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec – ainsi qu'aux exigences de nos organismes de réglementation et des assureurs et agences avec lesquels nous sommes liés par contrat.
La présente politique s'applique à notre site Web (empowerteam.ca), à ses formulaires et à la prise de rendez-vous en ligne, ainsi qu'à notre travail auprès des clients, y compris notre système de gestion de la clientèle à l'adresse crm.empowerteam.ca.
2. Renseignements que nous recueillons
Par l'intermédiaire de notre site Web
- Formulaire de contact : votre nom, votre adresse courriel, le sujet et votre message.
- Questionnaire d'accueil : votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, la façon dont vous avez entendu parler de nous, votre situation et vos objectifs, votre expérience antérieure avec des conseillers et le moment où vous êtes prêt à commencer.
- Prise de rendez-vous : votre nom, vos coordonnées et le moment qui vous convient.
En tant que client, selon les services dont vous avez besoin
- renseignements d'identification et coordonnées (nom, date de naissance, adresse, téléphone, courriel) et votre numéro d'assurance sociale lorsqu'une proposition l'exige;
- renseignements sur votre famille, y compris votre conjoint et vos personnes à charge;
- emploi, revenus, actifs, dettes, dépenses et budget;
- polices d'assurance et placements existants;
- renseignements sur votre santé et vos habitudes de vie lorsqu'un assureur les exige pour la tarification d'une police;
- renseignements sur les bénéficiaires;
- nos communications avec vous, y compris les courriels et les notes de rencontre.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, comme votre conjoint ou un bénéficiaire, vous confirmez que vous êtes autorisé à le faire.
Témoins (cookies)
Notre site Web n'utilise pas de témoins, d'outils d'analyse ni de traceurs publicitaires. Il mémorise seulement la langue que vous avez choisie dans votre navigateur.
3. Pourquoi nous les utilisons
- pour répondre à vos questions et fixer des rendez-vous;
- pour comprendre vos besoins et préparer une analyse des besoins financiers et des recommandations;
- pour préparer, soumettre et gérer vos propositions d'assurance et de placement;
- pour vérifier votre identité et respecter nos obligations légales et réglementaires, y compris la tenue de dossiers et les examens de conformité;
- pour rester en contact avec vous au sujet de votre plan et de vos produits. Vous pouvez refuser en tout temps les communications non essentielles.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
4. Consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige autrement. Nous demandons votre consentement exprès avant de recueillir des renseignements sensibles, comme des renseignements sur votre santé ou des renseignements financiers détaillés. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Le retrait du consentement peut limiter notre capacité à offrir certains services.
5. Avec qui nous les partageons
Nous ne partageons que ce qui est nécessaire, et uniquement aux fins décrites ci-dessus :
- Les assureurs, les fournisseurs de produits de placement et les agences avec lesquelles nous sommes liés par contrat (comme MSA Financial, World Financial Group et Destination Travel Group), pour traiter et gérer vos propositions et pour leurs examens de conformité.
- Les fournisseurs de services qui nous aident dans nos activités :
- WHC, qui héberge au Canada notre site Web, notre messagerie et notre système de gestion de la clientèle;
- Google et Apple, pour les calendriers et les contacts;
- Zoom et Google Meet, pour les rencontres vidéo;
- Adobe Sign, pour les signatures électroniques;
- Anthropic, un fournisseur d'intelligence artificielle utilisé dans notre système de gestion de la clientèle pour aider les conseillers à organiser l'information et à préparer des documents.
- Les organismes de réglementation, les tribunaux ou les autorités, lorsque la loi l'exige.
Nos fournisseurs de services ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous fournir leurs services et doivent les protéger. Les outils d'intelligence artificielle ne font qu'assister le conseiller. Toutes les recommandations et décisions sont prises et révisées par votre conseiller.
6. Où vos renseignements sont conservés
Notre site Web, notre messagerie et notre système de gestion de la clientèle sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs de services, comme Google, Apple, Zoom, Adobe et Anthropic, peuvent traiter des renseignements aux États-Unis ou dans d'autres pays, où ils peuvent être assujettis aux lois locales.
Pour les résidents du Québec : vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l'extérieur du Québec.
7. Données des utilisateurs de Google
Les conseillers peuvent connecter leur propre compte Google à notre système de gestion de la clientèle. Le système accède alors à l'agenda Google (Google Calendar) et aux contacts Google (Google Contacts) du conseiller, ainsi qu'à son adresse courriel. Il les utilise uniquement pour synchroniser les rendez-vous et les contacts entre Google et le système, et pour afficher ces renseignements au conseiller, y compris au moyen de l'assistant d'intelligence artificielle du système lorsque le conseiller le lui demande.
Notre utilisation et notre transfert des renseignements reçus des API de Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Les données des utilisateurs de Google :
- ne sont jamais vendues;
- ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires;
- ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique;
- ne sont transférées à personne, sauf si cela est nécessaire pour fournir ces fonctionnalités, pour des raisons de sécurité ou si la loi l'exige.
Un conseiller peut déconnecter Google en tout temps dans les paramètres du système. La déconnexion révoque l'accès et supprime les données de connexion enregistrées.
8. Comment nous les protégeons
Nous utilisons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives adaptées à la sensibilité des renseignements. Elles comprennent des connexions chiffrées, un accès limité aux conseillers et au personnel autorisés, ainsi que des comptes individuels protégés par des mots de passe robustes.
9. Combien de temps nous les conservons
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus ou exigé par la loi, par nos organismes de réglementation et par les assureurs avec lesquels nous sommes liés par contrat. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
10. Vos droits
Vous pouvez :
- demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- nous demander de corriger des renseignements inexacts ou incomplets;
- retirer votre consentement.
Les résidents du Québec peuvent également :
- demander que les renseignements informatisés les concernant leur soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours.
11. Nous joindre
Personne responsable de la protection des renseignements personnels :
12. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page, avec sa date en haut.